Privacybeleid

Laatste update: 18 augustus 2026

Waarmakers hecht belang aan je privacy. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Waarmakers is de handelsnaam waaronder Quillis BV diensten aanbiedt. Voor de website, contactaanvragen, offertes, klantenadministratie en facturatie is Quillis BV in principe de verwerkingsverantwoordelijke:

Quillis BV
BTW: BE0768.403.316
Riemsterweg 142
3740 Bilzen
België

E-mail: info@waarmakers.be
Telefoon: +32 499 62 11 69

2. Op wie is dit beleid van toepassing?

Dit beleid geldt voor bezoekers van onze website, contactpersonen bij prospects, klanten, leveranciers en partners, personen die een formulier invullen of ons rechtstreeks contacteren, en andere personen van wie we gegevens verwerken in het kader van onze professionele activiteiten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je contact met Waarmakers kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, voornaam, e-mailadres en telefoonnummer;
• professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam, functie, btw-nummer en facturatiegegevens;
• informatie die je invult in een contact- of offerteformulier;
• inhoud van e-mails, gesprekken, feedback en andere communicatie;
• informatie over een opdracht, samenwerking, planning en geleverde diensten;
• boekhoudkundige, contractuele en betalingsgegevens;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaat, tijdstip, bezochte pagina’s en serverlogs;
• cookievoorkeuren en, na je toestemming, analyse- of marketinggegevens;
• andere gegevens die je vrijwillig aan ons verstrekt.

We vragen je om via formulieren of gewone e-mail geen gevoelige persoonsgegevens te delen die niet nodig zijn voor je vraag.

4. Hoe verkrijgen we je gegevens?

We ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je een formulier invult, een offerte aanvraagt, ons mailt, belt of met ons samenwerkt.

Daarnaast kunnen we beperkte gegevens ontvangen:

• van je werkgever, collega of een gezamenlijke zakelijke relatie;
• uit publiek toegankelijke professionele bronnen, zoals een bedrijfswebsite of openbaar register;
• via technische logs, cookies of vergelijkbare technologieën wanneer je onze website gebruikt;
• van dienstverleners die we inzetten voor onze communicatie, administratie of dienstverlening.

5. Waarom verwerken we gegevens?

Om je vraag te beantwoorden en een offerte voor te bereiden

We gebruiken je gegevens om contact met je op te nemen, je vraag te begrijpen, een kennismaking te plannen en een voorstel of offerte uit te werken. De rechtsgrond is het nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang om professionele aanvragen zorgvuldig op te volgen.

Om een overeenkomst uit te voeren

We verwerken gegevens om opdrachten te plannen en uit te voeren, met betrokkenen te communiceren, resultaten op te leveren, ondersteuning te bieden en de samenwerking te beheren. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang wanneer onze klant een rechtspersoon is en we de gegevens van diens contactpersonen verwerken.

Voor administratie en facturatie

We gebruiken identificatie-, contract-, facturatie- en betalingsgegevens voor onze boekhouding, facturatie, fiscale verplichtingen en debiteurenbeheer. Dit gebeurt om een overeenkomst uit te voeren, om wettelijke verplichtingen na te leven en op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze administratie te beheren.

Om onze website en systemen veilig en goed werkend te houden

Technische gegevens en logs kunnen worden verwerkt om de website te leveren, fouten op te sporen, misbruik te voorkomen, systemen te beveiligen en prestaties te bewaken. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om veilige en betrouwbare digitale diensten aan te bieden.

Om onze dienstverlening te verbeteren

We kunnen feedback en beperkte gebruiksinformatie gebruiken om onze processen, website en dienstverlening te verbeteren. Waar niet-strikt noodzakelijke cookies of traceringstechnieken worden gebruikt, gebeurt dit alleen nadat je toestemming hebt gegeven.

Om je relevante communicatie te sturen

We kunnen bestaande zakelijke relaties informeren over relevante eigen diensten of inzichten wanneer dit wettelijk is toegestaan en ons gerechtvaardigd belang dit rechtvaardigt. Voor nieuwsbrieven of andere communicatie waarvoor toestemming vereist is, vragen we die vooraf. Je kunt je altijd uitschrijven of bezwaar maken tegen direct marketing.

Om onze rechten te beschermen

We kunnen gegevens verwerken om afspraken vast te leggen, geschillen te behandelen, misbruik of fraude te voorkomen en onze rechten of die van anderen te beschermen. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

6. Moet je je gegevens verstrekken?

Je kiest zelf welke gegevens je met ons deelt, behalve wanneer bepaalde informatie wettelijk of contractueel nodig is. Verplichte velden in formulieren zijn aangeduid. Zonder die gegevens kunnen we je aanvraag mogelijk niet beantwoorden, geen correcte offerte maken of een overeenkomst niet uitvoeren.

7. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen ze alleen wanneer dat nodig is met:

• Quillis BV en de experten die voor de betreffende aanvraag of opdracht binnen Waarmakers worden ingezet;
• hosting-, IT-, beveiligings-, e-mail-, cloud- en softwareleveranciers;
• boekhouders, betalingsdienstverleners, verzekeraars en professionele adviseurs;
• leveranciers of onderaannemers die nodig zijn voor een specifieke opdracht;
• overheidsinstanties, toezichthouders, rechtbanken of andere partijen wanneer de wet dit vereist of wanneer dit nodig is om onze rechten te beschermen;
• een mogelijke rechtsopvolger bij een reorganisatie, overdracht of andere zakelijke transactie, met passende waarborgen.

Dienstverleners krijgen alleen toegang tot gegevens die ze nodig hebben. Waar vereist sluiten we verwerkersovereenkomsten en leggen we vertrouwelijkheid en beveiliging contractueel vast.

8. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

Sommige software- of clouddienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen we voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk mechanisme. Je kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over de relevante waarborgen.

9. Hoelang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld. We hanteren onder meer de volgende termijnen of criteria:

• contact- en offerteaanvragen zonder verdere samenwerking: in principe tot twee jaar na het laatste inhoudelijke contact;
• klant-, contract- en projectgegevens: tijdens de samenwerking en daarna zolang dit nodig is voor opvolging, garantie, bewijs of mogelijke rechtsvorderingen;
• facturen en boekhoudkundige documenten: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen;
• technische logs: zolang nodig voor beveiliging, foutopsporing en continuïteit, met een zo kort mogelijke bewaartermijn;
• marketinggegevens: tot je je uitschrijft, je toestemming intrekt of bezwaar maakt, of tot de gegevens niet langer relevant zijn;
• cookiegegevens: volgens de bewaartermijn die in het cookieoverzicht of de toestemmingsmodule wordt vermeld.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer een wettelijke verplichting, lopend geschil of gerechtvaardigde bewijsbehoefte dit vereist.

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan strikt noodzakelijke cookies gebruiken om correct, veilig en betrouwbaar te functioneren. Voor zulke cookies is geen toestemming vereist, maar we informeren je wel over het gebruik ervan.

Analytische, personalisatie- en marketingcookies of vergelijkbare traceringstechnieken worden alleen geactiveerd nadat je daarvoor geldig toestemming hebt gegeven. Je moet niet-noodzakelijke cookies kunnen weigeren en je keuze later even eenvoudig kunnen wijzigen of intrekken.

De concrete cookies, leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen moeten terug te vinden zijn in het cookieoverzicht van de website. Dat overzicht moet worden afgestemd op de technieken die werkelijk op de website actief zijn.

11. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang en ongewenste wijziging. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de verwerking en de risico’s. Geen enkel systeem is volledig risicoloos, maar we evalueren en verbeteren onze beveiliging waar nodig.

12. Welke rechten heb je?

Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke voorwaarden heb je het recht om:

• informatie te krijgen over de verwerking van je gegevens;
• inzage en een kopie van je persoonsgegevens te vragen;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken, in het bijzonder tegen direct marketing;
• gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• je toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerkingen ongeldig maakt;
• niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of een vergelijkbare aanzienlijke impact, behoudens de wettelijke uitzonderingen.

Je kunt een verzoek sturen naar info@waarmakers.be. Om je gegevens te beschermen, kunnen we vragen om je identiteit op een proportionele manier te bevestigen. We behandelen je verzoek binnen de wettelijk voorziene termijn.

13. Klachten

Heb je een vraag of klacht, neem dan eerst contact met ons op via info@waarmakers.be. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Waarmakers neemt in het kader van gewone websitebezoeken, contactaanvragen en offertes geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of een vergelijkbare aanzienlijke impact hebben.

15. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte technologie of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen passen we de datum bovenaan aan en informeren we betrokkenen wanneer dat redelijkerwijs nodig is.